Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), bireylerin kişisel verilerinin korunmasını ve işlenmesini düzenleyen bir yasadır. İzmir ceza avukatı Merve Kolman olarak, “KVKK Verbis nedir ve nasıl kullanılır?” sorularına yanıt bulabileceğiniz bir makale sunuyorum.
KVKK Verbis Nedir?
Konu Başlıkları
VERBİS, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında oluşturulmuş olan ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) tarafından yönetilen bir veri kayıt sistemidir. Bu sistem, veri sorumlularının kişisel veri işleme faaliyetlerini kayıt altına almasını sağlar.
Verbis’e Kayıt Zorunluluğu
KVKK’ya göre, belirli büyüklükteki işletmeler ve belirli koşulları sağlayan kurumlar, VERBİS’e kayıt olmak zorundadır. Bu zorunluluk, kişisel veri işleme faaliyetlerinin şeffaf bir şekilde yürütülmesini ve denetlenmesini sağlar. VERBİS’e kayıt zorunluluğu olan işletmeler genellikle yıllık çalışan sayısı veya mali büyüklüğe göre belirlenir.
Verbis Nasıl Kullanılır?
- Ön Hazırlık:
- Kişisel veri envanterinin oluşturulması.
- Veri işleme faaliyetlerinin belirlenmesi.
- Veri sorumlusu ve ilgili kişilerin belirlenmesi.
- Kayıt Süreci:
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun web sitesine giriş yapılır.
- VERBİS’e kayıt formu doldurulur.
- Gerekli bilgiler sisteme girilir.
- Veri Güncelleme:
- Kayıt olduktan sonra, veri sorumluları düzenli olarak veri işleme faaliyetlerini güncellemeli ve denetlemelidir.
Verbis Kullanmanın Avantajları
- Şeffaflık: Kişisel veri işleme faaliyetlerinin şeffaf bir şekilde yürütülmesi sağlanır.
- Güvenilirlik: İşletmelerin veri sorumluluklarını yerine getirdiğini gösterir.
- Uyum: KVKK’ya uyum sağlanarak yasal yükümlülükler yerine getirilir.
KVKK Verbis Nedir, Nasıl Kullanılır – Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
1. VERBİS’e kimler kayıt olmalıdır? KVKK’ya göre belirli büyüklükteki işletmeler ve belirli koşulları sağlayan kurumlar VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
2. VERBİS’e kayıt olmanın cezası nedir? VERBİS’e kayıt olmamak veya kayıt bilgilerinin eksik/yanlış olması durumunda, idari para cezaları uygulanabilir.
3. VERBİS’e kayıt süreci ne kadar sürer? Kayıt süreci, işletmenin hazırlık düzeyine ve veri işleme faaliyetlerinin karmaşıklığına bağlı olarak değişebilir.
4. VERBİS’e kayıt olduktan sonra yapılması gerekenler nelerdir? Veri sorumluları, veri işleme faaliyetlerini düzenli olarak güncellemeli ve denetlemelidir.
5. VERBİS’e kayıt için gerekli belgeler nelerdir? Kayıt için gerekli belgeler, kişisel veri envanteri, veri sorumlusu bilgileri ve veri işleme faaliyetlerinin detaylarını içerir.
Verbis Kayıt Tablosu
| Aşama | Açıklama |
|---|---|
| ✅ 1. Aşama | Kişisel veri envanteri oluşturulması |
| ✅ 2. Aşama | Veri işleme faaliyetlerinin belirlenmesi |
| ✅ 3. Aşama | Veri sorumlusu ve ilgili kişilerin belirlenmesi |
| ✅ 4. Aşama | VERBİS’e kayıt formunun doldurulması |
| ✅ 5. Aşama | Verilerin düzenli olarak güncellenmesi ve denetlenmesi |
Verbis’e Kayıt Olmanın Adımları
Verbis’e kayıt sürecinde dikkat edilmesi gereken adımlar şunlardır:
- Kişisel Veri Envanterinin Oluşturulması:
- İşletmenin hangi kişisel verileri işlediği, bu verilerin ne amaçla ve nasıl işlendiği belirlenmelidir.
- Veri envanteri, işlenen kişisel verilerin türlerini ve işleme amaçlarını açıkça tanımlamalıdır.
- Veri İşleme Faaliyetlerinin Belirlenmesi:
- Hangi kişisel verilerin hangi süreçlerde işlendiği, bu süreçlerin kimler tarafından yürütüldüğü belirlenmelidir.
- Veri işleme faaliyetleri, ilgili yasal düzenlemelere uygun olarak düzenlenmelidir.
- Veri Sorumlusu ve İlgili Kişilerin Belirlenmesi:
- İşletmede veri sorumlusu olarak görev alacak kişi veya kişilerin belirlenmesi gereklidir.
- Veri sorumluları, kişisel verilerin işlenmesinden sorumlu olan kişiler veya birimlerdir.
- VERBİS’e Kayıt Formunun Doldurulması:
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun web sitesinden erişilebilen VERBİS’e kayıt formu doldurulmalıdır.
- Formda, işletmenin kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin detaylı bilgiler verilmelidir.
- Verilerin Düzenli Olarak Güncellenmesi ve Denetlenmesi:
- VERBİS’e kayıt olduktan sonra, işletmelerin veri işleme faaliyetlerini düzenli olarak güncellemesi ve denetlemesi gereklidir.
- Veri işleme süreçlerindeki değişiklikler, güncellemeler ve denetimler kayıt altına alınmalıdır.
VERBİS Kullanmanın Hukuki Yükümlülükleri
VERBİS’e kayıt olmak, yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işletmelerin veri sorumluluklarını yerine getirmesini sağlayan önemli bir adımdır. İşletmelerin, kişisel verilerin korunmasına yönelik hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için VERBİS’e kayıt olmaları ve kayıt bilgilerini güncel tutmaları gerekmektedir.
VERBİS’in İşletmeler İçin Önemi
VERBİS, işletmelerin kişisel veri işleme süreçlerini düzenli ve şeffaf bir şekilde yürütmelerini sağlar. Bu sayede, işletmeler hem müşterilerine karşı güven oluşturur hem de yasal düzenlemelere uyum sağlar. VERBİS’e kayıt olmayan veya kayıt bilgilerini eksik/yanlış beyan eden işletmeler, ciddi idari para cezaları ile karşı karşıya kalabilir.
